Ein Firmenumzug ist viel komplexer und individueller als ein Wohnungsumzug. Deshalb will eine Standortverlagerung Ihres Unternehmens gut geplant sein. Ganz wichtig dabei: echte Umzugsprofis an Ihrer Seite, rechtzeitige Kommunikation und genaue Planung. Diese Checkliste hilft Ihnen, an alles zu denken, was beim Firmenumzug wichtig ist.
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1 bis 3 Monate vor dem Umzug
Wichtige Personen informieren
- Mitarbeiter und Betriebsrat
- Mitarbeiter möglichst früh über den Firmenumzug informieren
- Vorteile des neuen Standortes kommunizieren, um die Belegschaft für das Projekt zu begeistern
- Mitarbeiter up to date halten – zum Beispiel mit Fotos der neuen Räumlichkeiten, um Vorfreude zu schüren
- Wünschen und Bedenken Gehör schenken
- Besonders wichtig, wenn der neue Firmensitz weit weg ist: Einkalkulieren, dass einige Mitarbeiter eventuell kündigen.
- Kunden und Geschäftspartner
- Rundschreiben mit Information über geplanten Umzug aufsetzen
- Hinweis auf baldigen Umzug in den Signaturen aller Mitarbeiter
- Nachsendeauftrag einrichten.
Nachsendeauftrag für Geschäftspost einrichten
- Offline- und Online-Verzeichnisse
- Eintrag im Handelsregister ändern lassen
- Eintrag im Telefonbuch und in den Gelben Seiten ändern
- Print-Einträge aktualisieren (Redaktions- und Anzeigenschluss haben oft lange Vorlaufzeiten!)
- evtl. schon Online-Einträge updaten – z. B. Google Maps, Yelp, GoLocal, branchentypische Seiten, ...
- regelmäßige Dienstleister
- z. B. Banken, Domain-Betreiber, Reinigungsfirma, Energieversorger, ...
- Ämter und Behörden
- z. B. Finanzamt, Arbeitsamt, Gewerbeamt, GEZ, ...
- Kammern und Verbände
- z. B. IHK, Berufsverband, Gewerkschaft, ...
- ggf. Verträge kündigen
- falls bestimmte Services am neuen Standort nicht mehr nötig/möglich sind
- z. B. Stellplätze, Floristen, Obstlieferungen ins Büro, ...
Transport planen
- Spedition suchen, die auf Firmenumzug spezialisiert ist
Warum brauchen Sie für den Firmenumzug einen Spezialisten?
- Umzugsmaterial besorgen
- Rundum-Sorglos-Paket von der Spedition oder selbst Kartons, Folien und Co. besorgen?
- Umzugskartons mieten oder kaufen?
- Umzugsreihenfolge festlegen
- Nach Wichtigkeit staffeln: Welche Räume zuerst ein- bzw. ausräumen?
- Umzugsdatum festlegen
- möglichst einen Tag mit geringem Arbeitsaufkommen wählen, um den Ausfall gering zu halten
- Halteverbotszone beantragen
- klären, ob sich Spedition um Halteverbotszonen am Umzugstag kümmert
- falls nicht: Halteverbotszone bestellen
Finanzen und Versicherung
- Kalkulation: Mitarbeiter packen ein vs. Spedition packt ein
- Können die Mitarbeiter z. B. ihren Arbeitsplatz selbst räumen (etwa beim Büroumzug) oder müssen das Profis machen?
- Was kostet Sie mehr: Der Packservice der Spedition oder die Zeit Ihrer Mitarbeiter?
- Zusatzversicherung gegen Transportschäden
- Speditionen sind i. d. R. bis 620 Euro pro Kubikmeter versichert; bei teurem Inventar ist dann eine Zusatzversicherung sinnvoll.
- Angebote vergleichen
Räume und Inventar
- Renovierung planen
- Renovierungsmaßnahmen für alten und neuen Firmensitz planen
- Angebote bei Handwerkern einholen
- bei aufwendigen Umbauten: Ruhig mehr als 3 Monate Vorlauf einplanen, falls es zu Verzögerungen kommt
- Arbeitsplatzanordnung planen
- neue Räume als Chance, Arbeitsabläufe zu optimieren
- ggf. Wünsche von Mitarbeitern einfließen lassen
- vorhandenes Inventar katalogisieren
- Aussortieren
- Alte Akten, nicht mehr benötigte Büromöbel etc. – alles, was nicht mit muss, spart beim Transport bares Geld.
- Aufbewahrungsfrist für Dokumente beachten!
- kritische Unterlagen datenschutzgerecht vernichten
- neue Büromöbel etc. bestellen
- EDV- und Telefonanlage, Software
- Ist die Technik noch zeitgemäß?
- Lohnt sich ein Anbieterwechsel?
- Brauchen Sie für den Auf- und Abbau IT-Spezialisten?
- Archivierung überdenken
- Ggf. alte Akten vernichten. Achtung: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten!
- Umzug kann guter Anlass sein, auf elektronische Archivierung umzusteigen
1 bis 2 Wochen vor dem Umzug
Termine
- Termine bestätigen lassen – auf Nummer sicher gehen
- Spedition
- Handwerker
- externe Dienstleister für z. B. EDV
- Mitarbeiter an Umzug erinnern
- Reinigungsfirma beauftragen
- ggf. Reinigung der neuen Räume vor dem Einzug
- Reinigung der alten Firmenräume zeitnah nach dem Umzug
- Reinigung der Treppenhäuser am Umzugstag
- Kostenabrechnung mit altem Vermieter besprechen
- Heiz- und Nebenkostenabrechnung besprechen
- Zählerstände ablesen
- Übergabetermine mit Vermietern vereinbaren
- Übergabeprotokolle vorbereiten
- Übergabe der neuen Firmenräume durch neuen Vermieter
- Termin für Übergabe der alten Flächen an alten Vermieter
- Zählerstände ablesen und dokumentieren
Firmeninterne Organisation
- Schlüsselrückgabe der Mitarbeiter organisieren
- Werbematerial mit neuer Adresse drucken lassen
- z. B. Briefpapier, Visitenkarten, Kulis, ....
- Möbel beschriften
- beschleunigt Aufbau im neuen Büro
Am Umzugstag
- altes und neues Treppenhaus auf Vorschäden kontrollieren
- fotografieren, um bei Streitigkeiten Beweise zu haben
- Firmenräume kontrollieren
- Alter Standort: Wurde nichts vergessen?
- Neue Räume: Steht alles an seinem richtigen Platz?
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Nach dem Umzug
- Auspacken
- Geräte anschließen
- ggf. Schäden der Speditionsfirma melden
- Einweihungsparty veranstalten
- Umzug bei der Steuererklärung angeben
- Umzugskosten bei der Steuererklärung geltend machen
- ggf. passende Rechnungen als Beleg einreichen
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