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Checkliste

Checkliste - Firmenumzug

Geschäftsleute sitzen am Laptop
izusek, iStock 2018

Checkliste Firmenumzug herunterladen

Ein Firmenumzug hat einen wesentlich größeren Umfang als ein privater Umzug. In unserer Firmenumzug-Checkliste werden Sie sehen, dass vieles anders geplant werden muss und aus Gründen des Versicherungsschutzes der Umzug durch eine Spedition, die auf Firmenumzüge spezialisiert ist, durchzuführen ist.

1 bis 3 Monate vor dem Umzug

Allgemeine Aufgaben

  • Renovierung und Umzug planen, Angebote einholen
  • Renovierungsmaßnahmen für alten und neuen Firmensitz planen
  • Angebote bei Handwerkern einholen
  • Angebote bei auf Firmenumzügen spezialisierten Speditionen einholen

Umzug organisieren

  • Frühzeitig informieren
  • Mitarbeiter
  • Kunden und Geschäftspartner
  • Behörden, Verbände, Kammern etc.
  • Firmenadresse in Verzeichnissen aktualisieren
  • Eintrag im Handelsregister ändern lassen
  • Eintrag im Telefonbuch und in den Gelben Seiten ändern
  • Print-Einträge aktualisieren (Redaktions- und Anzeigenschluss haben oft lange Vorlaufzeiten!)
  • evtl. schon Online-Einträge aktualisieren
  • Versicherungen prüfen bzw. neu abschließen

Evtl. lohnt es sich hier auch, Vergleichsangebote einzuholen

  • EDV- und Telefonanlage, Software

Prüfen, ob die Technik noch zeitgemäß ist oder modernere Geräte angeschafft werden und / oder ein Anbieterwechsel erfolgen soll

  • Bisherige Arbeitsplatzanordnung überdenken und Wünsche von Mitarbeitern einfließen lassen
  • Absprachen mit Spedition treffen
  • Bei Spedition erkundigen, ob zusätzliches Fachpersonal für die Demontage und Montage der Möbel benötigt wird. Falls nicht: Fachpersonal beauftragen
  • Ebenfalls nachfragen, ob Spedition Verpackungsmaterial zur Verfügung stellt. Falls nicht: Umzugskisten, Luftpolsterfolie, Decken etc. organisieren
  • Prüfen, ob sich Spedition um Halteverbotszonen am Umzugstag kümmert. Falls nicht: Mobile Halteverbotszone bei der Stadtverwaltung beantragen

Umzugsfirma finden

  • Umzugsreihenfolge festlegen

Welche Räume zuerst ein- bzw. ausräumen?

  • Archivierung überdenken
  • Ggf. alte Akten vernichten. Achtung: gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten!
  • Umzug kann guter Anlass sein, auf elektronische Archivierung umzusteigen
  • Nachsendeservice für Geschäftspost erteilen

Nachsendeservice (ehemals Nachsendeauftrag) der Deutschen Post beauftragen

  • Zeitungs- und Zeitschriftenabonnements ummelden

Jetzt informieren

  • Reinigungsfirma beauftragen zur Reinigung der Firmenräume (alt und neu) nach dem Umzug

Alte Wohnung

  • Gesamtes Umzugsgut inventarisieren
  • Mietvertrag termingerecht kündigen
  • Energieversorger informieren

Termin zum Ablesen der Zählerstände vereinbaren

  • Nicht mehr benötigte Büromöbel und Altlasten aussortieren

Neue Wohnung

  • Einrichtungsplan für neue Firma zeichnen und Möbel, Geräte etc. bestellen
  • Fachfirma für die Installation / Konfiguration der EDV-/Telefonanlage beauftragen
  • Briefpapier mit neuer Adresse und Kontaktdaten drucken lassen

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1 bis 2 Wochen vor dem Umzug

Allgemeine Aufgaben

  • Termine bestätigen lassen

Zuvor festgelegte Termine mit Spedition, Handwerkern, Malern, Reinigungsfirma und Umzugshelfern noch einmal bestätigen lassen

  • Heizkostenabrechnung mit bisherigem Vermieter abklären
  • Termin zur Übergabe mit Vermieter vereinbaren und Übergabeprotokoll vorbereiten
  • Abdeckung für empfindliche Böden besorgen
  • Schlüsselrückgabe der Mitarbeiter organisieren
  • Cateringfirma beauftragen, die am Umzugstag für Verpflegung sorgt
  • Zählerstände der neuen/alten Firmenräume ablesen und schriftlich festhalten
  • Alte/neue Nachbarn informieren

Alte Wohnung

  • Möbel etikettieren

So bleibt beim Umzug zusammen, was zusammengehört

Neue Wohnung

  • Neues Geschäftspapier verwenden
  • Zustand der neuen Firmenräume zusammen mit dem Vermieter überprüfen

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Ein Tag vor dem Umzug

Neue Wohnung

  • Neue Firmenräume reinigen lassen

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Am Umzugstag

Allgemeine Aufgaben

  • Altes/neues Treppenhaus auf Vorschäden kontrollieren

Alte Wohnung

  • Kontrollieren, ob in den alten Firmenräumen nichts vergessen wurde
  • Alte Räumlichkeiten reinigen lassen
  • Alten Firmensitz mit Übergabeprotokoll an Vermieter übergeben

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Nach dem Umzug

Allgemeine Aufgaben

  • Alle Umzugsrechnungen und Belege für die Steuererklärung sammeln

Alte Wohnung

  • Technische Geräte (Computer, Telefone, Fax, Kopierer etc.) entstauben

Neue Wohnung

  • Eventuelle Schäden der Speditionsfirma melden
  • Einweihungsparty veranstalten

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