Checkliste - Firmenumzug

1 bis 3 Monate vor dem Umzug
1 bis 2 Wochen vor dem Umzug
Ein Tag vor dem Umzug
Am Umzugstag
Nach dem Umzug

Ein Firmenumzug hat einen wesentlich größeren Umfang als ein privater Umzug. In unserer Firmenumzug-Checkliste werden Sie sehen, dass vieles anders geplant werden muss und aus Gründen des Versicherungsschutzes der Umzug durch eine Spedition, die auf Firmenumzüge spezialisiert ist, durchzuführen ist.

1 bis 3 Monate vor dem Umzug

Allgemeine Aufgaben

Renovierung und Umzug planen, Angebote einholen

Renovierungsmaßnahmen für alten und neuen Firmensitz planen
Angebote bei Handwerkern einholen
Angebote bei auf Firmenumzügen spezialisierten Speditionen einholen

Umzug organisieren

Frühzeitig informieren

Mitarbeiter
Kunden und Geschäftspartner
Behörden, Verbände, Kammern etc.

Firmenadresse in Verzeichnissen aktualisieren

Eintrag im Handelsregister ändern lassen
Eintrag im Telefonbuch und in den Gelben Seiten ändern
Print-Einträge aktualisieren (Redaktions- und Anzeigenschluss haben oft lange Vorlaufzeiten!)
evtl. schon Online-Einträge aktualisieren

Versicherungen prüfen bzw. neu abschließen

Evtl. lohnt es sich hier auch, Vergleichsangebote einzuholen

EDV- und Telefonanlage, Software

Prüfen, ob die Technik noch zeitgemäß ist oder modernere Geräte angeschafft werden und / oder ein Anbieterwechsel erfolgen soll

Bisherige Arbeitsplatzanordnung überdenken und Wünsche von Mitarbeitern einfließen lassen
Absprachen mit Spedition treffen

Bei Spedition erkundigen, ob zusätzliches Fachpersonal für die Demontage und Montage der Möbel benötigt wird. Falls nicht: Fachpersonal beauftragen
Ebenfalls nachfragen, ob Spedition Verpackungsmaterial zur Verfügung stellt. Falls nicht: Umzugskisten, Luftpolsterfolie, Decken etc. organisieren
Prüfen, ob sich Spedition um Halteverbotszonen am Umzugstag kümmert. Falls nicht: Mobile Halteverbotszone bei der Stadtverwaltung beantragen

Umzugsfirma finden

Umzugsreihenfolge festlegen

Welche Räume zuerst ein- bzw. ausräumen?

Archivierung überdenken

Ggf. alte Akten vernichten. Achtung: gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten!
Umzug kann guter Anlass sein, auf elektronische Archivierung umzusteigen

Nachsendeservice für Geschäftspost erteilen

Nachsendeservice (ehemals Nachsendeauftrag) der Deutschen Post beauftragen

Zeitungs- und Zeitschriftenabonnements ummelden

Jetzt informieren

Reinigungsfirma beauftragen zur Reinigung der Firmenräume (alt und neu) nach dem Umzug

Alte Wohnung

Gesamtes Umzugsgut inventarisieren
Mietvertrag termingerecht kündigen
Energieversorger informieren

Termin zum Ablesen der Zählerstände vereinbaren

Nicht mehr benötigte Büromöbel und Altlasten aussortieren

Neue Wohnung

Einrichtungsplan für neue Firma zeichnen und Möbel, Geräte etc. bestellen
Fachfirma für die Installation / Konfiguration der EDV-/Telefonanlage beauftragen
Briefpapier mit neuer Adresse und Kontaktdaten drucken lassen

Checkliste Firmenumzug herunterladen

1 bis 2 Wochen vor dem Umzug

Allgemeine Aufgaben

Termine bestätigen lassen

Zuvor festgelegte Termine mit Spedition, Handwerkern, Malern, Reinigungsfirma und Umzugshelfern noch einmal bestätigen lassen

Heizkostenabrechnung mit bisherigem Vermieter abklären
Termin zur Übergabe mit Vermieter vereinbaren und Übergabeprotokoll vorbereiten
Abdeckung für empfindliche Böden besorgen
Schlüsselrückgabe der Mitarbeiter organisieren
Cateringfirma beauftragen, die am Umzugstag für Verpflegung sorgt
Zählerstände der neuen/alten Firmenräume ablesen und schriftlich festhalten
Alte/neue Nachbarn informieren