Ein Firmenumzug ist viel komplexer und individueller als ein Wohnungsumzug. Deshalb will eine Standortverlagerung Ihres Unternehmens gut geplant sein. Ganz wichtig dabei: echte Umzugsprofis an Ihrer Seite, rechtzeitige Kommunikation und genaue Planung. Diese Checkliste hilft Ihnen, an alles zu denken, was beim Firmenumzug wichtig ist.
1 bis 3 Monate vor dem Umzug
Interne und externe Kommunikation
- Mitarbeiter und Betriebsrat möglichst früh über den Firmenumzug informieren
- Vorteile des neuen Standortes kommunizieren, um die Belegschaft für das Projekt zu begeistern.
- Mitarbeiter up to date halten – zum Beispiel mit Fotos der neuen Räumlichkeiten, um Vorfreude zu schüren.
- Wünschen und Bedenken Gehör schenken.
- Besonders wichtig, wenn der neue Firmensitz weit weg ist: Einkalkulieren, dass einige Mitarbeiter eventuell kündigen.
- Kunden und Geschäftspartner informieren
- Rundschreiben mit Information über geplanten Umzug aufsetzen
- Hinweis auf baldigen Umzug in den Signaturen aller Mitarbeiter.
- Nachsendeauftrag für Geschäftspost einrichten.
- Regelmäßige Dienstleister, Ämter und Behörden, Kammern und Verbände informieren
- z. B. Banken, Domain-Betreiber, Reinigungsfirma, Energieversorger
- z. B. Finanzamt, Arbeitsamt, Gewerbeamt, GEZ
- z. B. IHK, Berufsverband, Gewerkschaft
Organisatorisches
- Offline- und Online-Verzeichnisse aktualisieren
- Eintrag im Handelsregister ändern lassen
- Eintrag im Telefonbuch und in den Gelben Seiten ändern.
- Print-Einträge aktualisieren (Redaktions- und Anzeigenschluss haben oft lange Vorlaufzeiten!).
- evtl. schon Online-Einträge updaten – z. B. Google Maps, Yelp, GoLocal, branchentypische Seiten, ...
- Ggf. Verträge kündigen
- z. B. Stellplätze, Floristen, Obstlieferungen ins Büro, ...
Transport planen
- Spedition suchen, die auf Firmenumzug spezialisiert ist
- Halteverbotszone beantragen
- Klären, ob sich Spedition um Halteverbotszonen am Umzugstag kümmert,
- falls nicht: Halteverbotszone bestellen
Warum brauchen Sie für den Firmenumzug einen Spezialisten?
Ein Firmenumzug kann alles sein – Büro, Labor, Archiv, schwere Maschinen. Das Handling empfindlicher Geräte, die penible Katalogisierung von Akten oder der Transport großer Objekte stellen besondere Herausforderungen dar. Das will sorgfältig geplant sein, denn selbst die Wahl des Lkws kann hier schon einen großen Unterschied machen. Außerdem sind die Mitarbeiter dieser Firmen speziell geschult und wissen mit kritischem Kühlgut ebenso umzugehen wie mit Kunstwerken.
- Umzugsmaterial besorgen
- Rundum-Sorglos-Paket von der Spedition oder selbst Kartons, Folien und Co. besorgen?
- Umzugskartons mieten oder kaufen?
- Umzugsreihenfolge festlegen
- Nach Wichtigkeit staffeln: Welche Räume zuerst ein- bzw. ausräumen?
- Umzugsdatum festlegen
- Möglichst einen Tag mit geringem Arbeitsaufkommen wählen, um den Ausfall gering zu halten.
Finanzen und Versicherung
- Können die Mitarbeiter z. B. ihren Arbeitsplatz selbst räumen (etwa beim Büroumzug) oder müssen das Profis machen?
- Was kostet Sie mehr: Der Packservice der Spedition oder die Zeit Ihrer Mitarbeiter?
- Zusatzversicherung gegen Transportschäden abschließen
- Speditionen sind i. d. R. bis 620 Euro pro Kubikmeter versichert; bei teurem Inventar ist dann eine Zusatzversicherung sinnvoll.
- Angebote vergleichen
Räume und Inventar
- Renovierungsmaßnahmen für alten und neuen Firmensitz planen.
- Angebote bei Handwerkern einholen.
- bei aufwendigen Umbauten: Ruhig mehr als 3 Monate Vorlauf einplanen, falls es zu Verzögerungen kommt.
- Arbeitsplatzanordnung planen
- Neue Räume als Chance, Arbeitsabläufe zu optimieren.
- Ggf. Wünsche von Mitarbeitern einfließen lassen.
- vorhandenes Inventar katalogisieren
- Alte Akten, nicht mehr benötigte Büromöbel etc. aussortieren – alles, was nicht mit muss, spart beim Transport bares Geld.
- Aufbewahrungsfrist für Dokumente beachten!
- Kritische Unterlagen datenschutzgerecht vernichten.
- Umzug kann guter Anlass sein, auf elektronische Archivierung umzusteigen.
- neue Büromöbel etc. bestellen
- EDV- und Telefonanlage, Software prüfen
- Ist die Technik noch zeitgemäß?
- Lohnt sich ein Anbieterwechsel?
- Brauchen Sie für den Auf- und Abbau IT-Spezialisten?
1 bis 2 Wochen vor dem Umzug
Termine bestätigen lassen
- Spedition
- Handwerker
- externe Dienstleister für z. B. EDV
- Mitarbeiter an Umzug erinnern
Reinigungsfirma beauftragen
- Ggf. Reinigung der neuen Räume vor dem Einzug
- Reinigung der alten Firmenräume zeitnah nach dem Umzug
- Reinigung der Treppenhäuser am Umzugstag
Kostenabrechnung mit altem Vermieter besprechen
- Heiz- und Nebenkostenabrechnung besprechen
- Zählerstände ablesen
Übergabetermine mit Vermietern vereinbaren
- Übergabeprotokolle vorbereiten
- Übergabe der neuen Firmenräume durch neuen Vermieter
- Termin für Übergabe der alten Flächen an alten Vermieter
- Zählerstände ablesen und dokumentieren
Firmeninterne Organisation
- Schlüsselrückgabe der Mitarbeiter organisieren
- Werbematerial mit neuer Adresse drucken lassen
- z. B. Briefpapier, Visitenkarten, Kulis, ....
- Möbel beschriften
- beschleunigt Aufbau im neuen Büro
Am Umzugstag
- altes und neues Treppenhaus auf Vorschäden kontrollieren
- fotografieren, um bei Streitigkeiten Beweise zu haben
- Alter Standort: Wurde nichts vergessen?
- Neue Räume: Steht alles an seinem richtigen Platz?
Checkliste Firmenumzug herunterladen
Nach dem Umzug
- Auspacken
- Geräte anschließen
- ggf. Schäden der Speditionsfirma melden
- Einweihungsparty veranstalten
- Umzug bei der Steuererklärung angeben
- Umzugskosten bei der Steuererklärung geltend machen
- ggf. passende Rechnungen als Beleg einreichen
