Checkliste für den Firmenumzug: Nichts vergessen beim Gewerbeumzug

Ein Firmenumzug ist viel komplexer und individueller als ein Wohnungsumzug. Deshalb will eine Standortverlagerung Ihres Unternehmens gut geplant sein. Ganz wichtig dabei: echte Umzugsprofis an Ihrer Seite, rechtzeitige Kommunikation und genaue Planung. Diese Checkliste hilft Ihnen, an alles zu denken, was beim Firmenumzug wichtig ist.

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1 bis 3 Monate vor dem Umzug

Wichtige Personen informieren

• Mitarbeiter und Betriebsrat

• Mitarbeiter möglichst früh über den Firmenumzug informieren
• Vorteile des neuen Standortes kommunizieren, um die Belegschaft für das Projekt zu begeistern
• Mitarbeiter up to date halten – zum Beispiel mit Fotos der neuen Räumlichkeiten, um Vorfreude zu schüren
• Wünschen und Bedenken Gehör schenken
• Besonders wichtig, wenn der neue Firmensitz weit weg ist: Einkalkulieren, dass einige Mitarbeiter eventuell kündigen.

• Kunden und Geschäftspartner

• Rundschreiben mit Information über geplanten Umzug aufsetzen
• Hinweis auf baldigen Umzug in den Signaturen aller Mitarbeiter
• Nachsendeauftrag einrichten.

Nachsendeauftrag für Geschäftspost einrichten

• Offline- und Online-Verzeichnisse

• Eintrag im Handelsregister ändern lassen
• Eintrag im Telefonbuch und in den Gelben Seiten ändern
• Print-Einträge aktualisieren (Redaktions- und Anzeigenschluss haben oft lange Vorlaufzeiten!)
• evtl. schon Online-Einträge updaten – z. B. Google Maps, Yelp, GoLocal, branchentypische Seiten, ...

• regelmäßige Dienstleister

• z. B. Banken, Domain-Betreiber, Reinigungsfirma, Energieversorger, ...

• Ämter und Behörden

• z. B. Finanzamt, Arbeitsamt, Gewerbeamt, GEZ, ...

• Kammern und Verbände

• z. B. IHK, Berufsverband, Gewerkschaft, ...

• ggf. Verträge kündigen

• falls bestimmte Services am neuen Standort nicht mehr nötig/möglich sind
• z. B. Stellplätze, Floristen, Obstlieferungen ins Büro, ...

Transport planen

• Spedition suchen, die auf Firmenumzug spezialisiert ist

• Umzugsmaterial besorgen

• Rundum-Sorglos-Paket von der Spedition oder selbst Kartons, Folien und Co. besorgen?
• Umzugskartons mieten oder kaufen?

• Umzugsreihenfolge festlegen

• Nach Wichtigkeit staffeln: Welche Räume zuerst ein- bzw. ausräumen?

• Umzugsdatum festlegen

• möglichst einen Tag mit geringem Arbeitsaufkommen wählen, um den Ausfall gering zu halten

• Halteverbotszone beantragen

• klären, ob sich Spedition um Halteverbotszonen am Umzugstag kümmert
• falls nicht: Halteverbotszone bestellen

Umzugsfirma finden

Finanzen und Versicherung

• Kalkulation: Mitarbeiter packen ein vs. Spedition packt ein

• Können die Mitarbeiter z. B. ihren Arbeitsplatz selbst räumen (etwa beim Büroumzug) oder müssen das Profis machen?
• Was kostet Sie mehr: Der Packservice der Spedition oder die Zeit Ihrer Mitarbeiter?

• Zusatzversicherung gegen Transportschäden

• Speditionen sind i. d. R. bis 620 Euro pro Kubikmeter versichert; bei teurem Inventar ist dann eine Zusatzversicherung sinnvoll.
• Angebote vergleichen

Räume und Inventar 

• Renovierung planen

• Renovierungsmaßnahmen für alten und neuen Firmensitz planen
• Angebote bei Handwerkern einholen
• bei aufwendigen Umbauten: Ruhig mehr als 3 Monate Vorlauf einplanen, falls es zu Verzögerungen kommt

• Arbeitsplatzanordnung planen

• neue Räume als Chance, Arbeitsabläufe zu optimieren
• ggf. Wünsche von Mitarbeitern einfließen lassen

• vorhandenes Inventar katalogisieren 

• Aussortieren

• Alte Akten, nicht mehr benötigte Büromöbel etc. – alles, was nicht mit muss, spart beim Transport bares Geld.
• Aufbewahrungsfrist für Dokumente beachten!
• kritische Unterlagen datenschutzgerecht vernichten

• neue Büromöbel etc. bestellen

• EDV- und Telefonanlage, Software

• Ist die Technik noch zeitgemäß?
• Lohnt sich ein Anbieterwechsel?
• Brauchen Sie für den Auf- und Abbau IT-Spezialisten?

• Archivierung überdenken

• Ggf. alte Akten vernichten. Achtung: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten!
• Umzug kann guter Anlass sein, auf elektronische Archivierung umzusteigen

1 bis 2 Wochen vor dem Umzug

Termine

• Termine bestätigen lassen – auf Nummer sicher gehen

• Spedition
• Handwerker
• externe Dienstleister für z. B. EDV
• Mitarbeiter an Umzug erinnern

• Reinigungsfirma beauftragen 

• ggf. Reinigung der neuen Räume vor dem Einzug
• Reinigung der alten Firmenräume zeitnah nach dem Umzug
• Reinigung der Treppenhäuser am Umzugstag

• Kostenabrechnung mit altem Vermieter besprechen

• Heiz- und Nebenkostenabrechnung besprechen
• Zählerstände ablesen

• Übergabetermine mit Vermietern vereinbaren

• Übergabeprotokolle vorbereiten
• Übergabe der neuen Firmenräume durch neuen Vermieter
• Termin für Übergabe der alten Flächen an alten Vermieter
• Zählerstände ablesen und dokumentieren

Firmeninterne Organisation

• Schlüsselrückgabe der Mitarbeiter organisieren
• Werbematerial mit neuer Adresse drucken lassen

• z. B. Briefpapier, Visitenkarten, Kulis, ....

• Möbel beschriften

• beschleunigt Aufbau im neuen Büro

Am Umzugstag

• altes und neues Treppenhaus auf Vorschäden kontrollieren

• fotografieren, um bei Streitigkeiten Beweise zu haben

• Firmenräume kontrollieren

• Alter Standort: Wurde nichts vergessen?
• Neue Räume: Steht alles an seinem richtigen Platz?

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Nach dem Umzug

• Auspacken

• Geräte anschließen

• ggf. Schäden der Speditionsfirma melden

• Einweihungsparty veranstalten

• Umzug bei der Steuererklärung angeben

• Umzugskosten bei der Steuererklärung geltend machen
• ggf. passende Rechnungen als Beleg einreichen

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